Tomar conta de um prédio não é tarefa simples.
É cuidar das finanças, dos contratos, dos prestadores de serviço, das obras, dos conflitos, da legislação. A lista não para.
E é por isso que tantos síndicos contam com o apoio de uma administradora de condomínios.
Mas como escolher a empresa certa?
Neste artigo, você vai entender o que avaliar, quais perguntas fazer e quais erros evitar ao contratar uma administradora.
Um passo a passo completo — direto ao ponto — para tomar a melhor decisão possível para o seu condomínio.
#1 Entenda o papel da administradora de condomínios
A administradora é a empresa responsável por apoiar a gestão do condomínio em várias frentes: financeira, jurídica, trabalhista e até operacional.
Ela pode cuidar da emissão de boletos, da contabilidade, da folha dos funcionários, da contratação de seguros e da gestão de inadimplência, por exemplo.
Por isso, a escolha não deve ser feita apenas com base em preço, e sim em competência, experiência e alinhamento com as necessidades do prédio.
#2 Comece com uma boa pesquisa de mercado
Antes de contratar, pesquise:
- Empresas da sua região: administradoras que já atuam em bairros como Botafogo, Copacabana, Tijuca ou Barra da Tijuca tendem a conhecer melhor as realidades e demandas dos condomínios locais.
- Indicações de outros síndicos: o boca a boca ainda é uma ótima ferramenta. Converse com quem já contratou.
- Reputação online: verifique avaliações no Google, Reclame Aqui, redes sociais e fóruns de síndicos.
#3 Avalie a experiência da empresa
Empresas com longa atuação no setor costumam ter processos mais maduros e conhecimento prático. Mas isso não é tudo. Verifique:
- Tempo de atuação
- Portfólio de condomínios atendidos
- Especialização em prédios residenciais, comerciais ou mistos
- Capacidade de adaptação às necessidades do seu condomínio
Faça perguntas diretas:
- Há quanto tempo vocês atendem condomínios no Rio?
- Qual o porte médio dos prédios que vocês atendem?
- Já trabalharam com edifícios antigos? E com modernizações tecnológicas?
#4 Analise a estrutura e o suporte oferecido
É fundamental entender como será o suporte no dia a dia.
- A empresa tem equipe dedicada para atendimento ao síndico?
- Há canais de contato rápido (WhatsApp, e-mail, aplicativo)?
- Quantos condomínios cada gerente de contas atende?
- Qual o prazo médio para respostas?
Também vale entender como são os sistemas utilizados:
- O condomínio terá acesso a um portal com extratos, boletos e atas?
- Os moradores podem abrir chamados online?
#5 Entenda os serviços inclusos no contrato
Nem toda administradora oferece os mesmos serviços.
Por isso, peça uma proposta detalhada com tudo que está incluso — e o que não está. Veja alguns pontos a observar:
| Serviço | Está incluso? | Observações |
| Emissão e envio de boletos | ✅ ou ❌ | Forma de envio: digital? Correios? |
| Cobrança de inadimplentes | ✅ ou ❌ | Há cobrança adicional por ação judicial? |
| Elaboração de previsão orçamentária | ✅ ou ❌ | Inclui acompanhamento mês a mês? |
| Assessoria jurídica | ✅ ou ❌ | É ilimitada ou por hora? |
| Gestão da folha de pagamento dos funcionários | ✅ ou ❌ | Inclui tributos, benefícios e obrigações legais? |
| Atendimento emergencial | ✅ ou ❌ | Fora do horário comercial? |
#6 Peça referências de outros condomínios atendidos
Solicite à empresa ao menos 3 contatos de síndicos que já são atendidos por ela. Ligue ou mande mensagem e pergunte:
- A empresa responde bem?
- Cumpre prazos?
- Já teve problemas? Como foram resolvidos?
- Recomendaria?
#7 Avalie os diferenciais tecnológicos
Hoje, muitas administradoras contam com sistemas online e aplicativos para facilitar a vida do síndico e dos moradores. Veja o que pode fazer diferença:
- Área do síndico com todos os relatórios e documentos
- App para moradores emitirem 2ª via de boletos
- Comunicação interna centralizada (avisos, reserva de espaços)
- Alertas automáticos de vencimentos e prazos
#8 Compare propostas com cuidado
Não escolha a mais barata de cara. Analise:
- O que está incluso no valor?
- Quais serviços são cobrados à parte?
- Há reajuste anual? Com qual índice?
Prefira administradoras que trabalham com transparência contratual e enviam todos os termos por escrito antes da assinatura.
#9 Atenção aos certificados e regularizações
Verifique se a empresa tem registro nos órgãos competentes, como:
- CRA (Conselho Regional de Administração)
- Alvará de funcionamento
- CNPJ regularizado
- Certidão negativa de débitos trabalhistas e fiscais
#10 Só assine depois de tirar todas as dúvidas
Antes de assinar, leia o contrato com calma.
Alguns pontos que precisam estar claros:
- Tempo de vigência e renovação automática
- Cláusula de rescisão e prazos
- Multas e encargos
- Exclusões de responsabilidade
Se necessário, consulte um advogado especializado.
Perguntas frequentes (FAQ)
- Síndico pode trocar a administradora a qualquer momento?
Em geral, sim, desde que previsto no contrato atual ou aprovado em assembleia. - A administradora substitui o síndico?
Não. A administradora apoia a gestão, mas as decisões são do síndico e da assembleia. - É possível contratar só alguns serviços?
Algumas administradoras oferecem planos modulares — vale perguntar. - Condomínios pequenos também precisam de administradora?
Sim, especialmente se houver funcionários ou contas a pagar. Mas é possível contratar planos mais simples. - Qual o valor médio de uma administradora no RJ?
Depende do porte do prédio e serviços inclusos, mas geralmente gira entre R$ 1.200 e R$ 4.000 mensais.
Conclusão
Escolher a administradora certa pode aliviar (e muito!) a rotina do síndico.
Com transparência, organização e bom suporte, a parceria entre condomínio e administradora traz mais segurança, agilidade e qualidade de vida para todos.Faça sua escolha com calma, avalie os detalhes e, se precisar de apoio técnico especializado para assuntos como manutenção de elevadores e gestão predial, conte com a ABMR. 🚀
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